Arquivo
O passado projectado no presente, na demanda do amanhã.
missão
O Arquivo tem por missão promover uma política de gestão da informação gerada, recebida e arquivada no âmbito das actividades desenvolvidas pela FEUP no cumprimento da sua missão, compreendendo todo o ciclo de vida da informação, embebida quer nas tradicionais quer nas novas tecnologias, com o objectivo de a rentabilizar como referência, prova, informação de apoio à decisão e preservação da memória institucional.
funções
As funções do Arquivo estendem-se ao estudo da informação produzida, recebida e acumulada, à concepção e génese da documentação, à sua tramitação, arquivo, avaliação, conservação, preservação, acesso e difusão, competindo-lhe ainda apoiar as unidades orgânicas da FEUP na implementação destes procedimentos.
actividades principais
- Levantamento da legislação relativa à estrutura orgânico-funcional da FEUP e respectivos planos de estudo.
- Estudos de contextualização e caracterização da informação produzida, recebida e acumulada.
- Colaboração na concepção, génese e reformulação dos arquivos dos serviços e departamentos.
- Apoiar a gestão e manutenção dos arquivos correntes dos diferentes serviços e departamentos.
- Observação dos prazos de incorporação dos documentos no depósito do Arquivo.
- Avaliar e determinar os prazos de conservação da documentação produzida e recebida.
- Eliminação oportuna da documentação, para a qual sejam determinados prazos de conservação temporária.
- Descrição, classificação e indexação da documentação, para a qual seja determinada a conservação permanente.
- Zelar pela boa conservação física das espécies em depósito.
- Facultar a consulta e requisição.
- Promover a difusão da memória institucional.
acesso
O acesso ao Arquivo está franqueado, de uma maneira geral, a funcionários, docentes e alunos. A comunicação dos documentos processa-se por duas vias: a consulta de presença e o empréstimo através de requisição.
Está igualmente prevista a consulta por parte de utentes externos. Nestes casos, é imprescindível a autorização do Director da FEUP, através da apresentação e respectivo deferimento de requerimento próprio.
Em qualquer dos casos, o Regulamento do Arquivo prevê a prática a seguir.
regulamento
O Arquivo assenta as suas actividades no estrito respeito do seu regulamento interno. O conjunto de normas que o constituem permite o desenvolvimento de uma prática coerente e estável, resultando num funcionamento e intervenção bem definidos e regulados.
