A informação é hoje considerada um dos bens essenciais de qualquer organização, sendo importante quer nas suas actividades rotineiras quer na tomada de decisões. O volume de documentos (em formato digital ou em papel) que entram e circulam diariamente numa organização tem vindo a aumentar e as organizações não se encontram preparadas para classificar e gerir estes documentos de uma forma adequada. Nesse contexto surgiram os sistemas de gestão documental e workflow que permitem organizar, arquivar e gerir os documentos de uma forma mais eficaz, ao mesmo tempo que controlam e automatizam o conjunto de acções que deve ser realizado sobre eles.
Este projecto foi realizado na empresa iPortalMais, que desenvolve e comercializa o gestor documental iPortalDoc. O iPortalDoc é implementado sobre um servidor IPBrick na Intranet duma organização e implementa as funcionalidades de um sistema de gestão documental. O objectivo deste trabalho consiste no estudo do funcionamento e implementação do iPortal- Doc e na especificação e implementação de um módulo adicional que permita integrar algumas das funcionalidades do iPortalDoc disponibilizando-as na Web para utilizadores externos à organização.
Deste modo foi criado o iPortalDoc Light, que é instalado num servidor IPBrick com domínio público e funciona como uma plataforma de acesso viaWeb para o iPortalDoc. O iPortalDoc Light é uma instalação que pode funcionar num servidor independente e utiliza a informação criada e guardada no iPortalDoc para permitir aos seus utilizadores visualizarem e inserirem documentos ou mesmo participarem em acções de workflows. No futuro pretende-se dar continuidade à integração de ferramentas que venham a ser utilizadas no iPortalDoc. Este módulo encontra-se em funcionamento na empresa onde foi desenvolvido, iPortalMais, e é comercializado juntamente com o iPortalDoc e IPBrick.