Durante a cerimónia todos os participantes contam com o apoio de uma equipa de hospedeiros que os ajudará a encontrar o lugar correcto.
Os Novos Mestres, embora chamados a palco individualmente, são agrupados em função dos seus cursos. Cada curso terá uma área do Auditório reservada e um hospedeiro que ajudará a encontrar o lugar certo na sala, mas também formar para a chamada a palco e que acompanhar durante toda a cerimónia. É importante que o Novo Mestre esteja atento às indicações que o hospedeiro lhe vá transmitindo.
Os representantes das empresas convidadas, aquelas que irão atribuir os prémios de mérito, serão recebidos pela Divisão de Cooperação (unidade vocacionada para a gestão da relação Faculdade/empresa). Nessa altura serão entregues os diplomas que os representantes devem assinar e juntar à entrega do prémio na cerimónia. No final da cerimónia e no balcão informativo poderão ser levantados os recibos já assinados pelos Mestres premiados.
O Centro de Eventos, unidade organizadora da cerimónia, apenas garante lugar sentado aos participantes que confirmem a presença.